Programa para taller mecánico: qué debe tener y qué exige la ley
Antes de elegir un programa para tu taller, conviene saber qué papeles te exige la ley y qué funciones vas a usar de verdad cada día. Aquí tienes las dos cosas, con la norma enlazada y una lista de preguntas para hacer antes de contratar.
Lo esencial en 30 segundos
- El cliente tiene derecho a un presupuesto escrito, válido al menos doce días hábiles. Solo se repara con su firma o si renuncia al presupuesto de forma fehaciente.
- Si aparece una avería oculta, hay que avisar en un máximo de 48 horas con el importe, y no se toca sin su conformidad expresa.
- Siempre que el coche se queda en el taller hace falta un resguardo de depósito. El presupuesto firmado por los dos sirve como resguardo.
- La factura va desglosada: operaciones, piezas, horas e importes. La reparación tiene una garantía mínima de tres meses o 2.000 km.
- Un buen programa saca estos papeles solos y avisa al cliente por WhatsApp de cada cambio de estado.
Lo que la ley exige a tu papeleo
La norma básica es el Real Decreto 1457/1986, que regula los talleres de reparación de vehículos. Sus artículos 14, 15 y 16 dicen qué documentos tienes que dar y qué deben llevar. Un programa de taller debería generarlos sin que tengas que acordarte de nada.
| Documento | Qué debe llevar, como mínimo |
|---|---|
| Presupuesto | NIF y domicilio del taller, nombre y domicilio del cliente, marca, modelo, matrícula y kilómetros, trabajos y piezas con el precio total desglosado, fecha y firma del taller, fecha prevista de entrega, validez y espacio para la firma del cliente. |
| Resguardo de depósito | Datos del taller, del cliente y del vehículo con sus kilómetros, si el coche se deja para presupuesto o para reparación, descripción e importes si ya se conocen, fecha prevista de entrega, y fecha y firma del taller. |
| Factura | Escrita, firmada y sellada, desglosada: operaciones, piezas o elementos usados y horas de trabajo, cada concepto con su importe. |
Además, el mismo real decreto fija otras reglas que un programa puede ayudarte a cumplir:
- Validez del presupuesto: mínimo doce días hábiles.
- Averías ocultas: aviso al cliente en 48 horas como máximo, con el importe, y reparación solo con su conformidad expresa.
- Gastos de estancia: solo si, avisado el cliente, no contesta al presupuesto o no recoge el coche en tres días hábiles, y por los días que pasen de ese plazo.
- Garantía: tres meses o 2.000 km (quince días o 2.000 km en vehículos industriales), con materiales y mano de obra incluidos.
- Letra pequeña: las cláusulas que afecten a los derechos del cliente no pueden ir en letra de menos de 1,5 mm.
Las funciones que de verdad usarás
Muchos programas de taller tienen decenas de menús. En el día a día, lo que ahorra tiempo es esto:
- Ficha por matrícula con el historial del coche: qué se le hizo, cuándo y con cuántos kilómetros.
- Presupuesto y resguardo en un toque, con todos los datos de la tabla anterior y la firma del cliente en el móvil o la tableta.
- Tablero de estados: recibido, diagnóstico, esperando el visto bueno, en reparación y listo. De un vistazo sabes qué coche está parado y por qué.
- Avisos por WhatsApp cuando cambia el estado: «tu coche está listo, puedes pasar a partir de las 13:00».
- Aprobación de averías ocultas por escrito: el cliente recibe el importe y contesta «sí» o «no». Queda constancia y cumples el plazo de 48 horas.
- Piezas pedidas por coche, para saber qué falta para terminar.
- Recordatorios de ITV y revisiones a tus clientes.
La factura, con un programa homologado
Con el sistema Verifactu, los programas de facturación tendrán que cumplir unos requisitos técnicos. Las fechas de obligación se han aplazado varias veces, así que la referencia es la página de la Agencia Tributaria sobre Verifactu. Si el programa del taller factura, pregunta si cumple. Si no factura, comprueba que se pueda conectar o exportar al programa de facturación que ya usa tu gestoría.
Preguntas que hacer antes de contratar
¿Puedo llevarme mis datos si me voy?
Clientes, coches e historial, en un formato que se pueda abrir. Si la respuesta es vaga, es un no.
¿Se usa bien desde el móvil, con las manos sucias?
Pídelo probar en el foso, no en la oficina. Botones grandes y pocos pasos.
¿Los WhatsApp salen por la vía oficial?
Pregunta si usa la plataforma oficial de WhatsApp y quién paga los mensajes. Lo explicamos en WhatsApp Business o la API.
¿Cuánto cuesta con todos mis usuarios?
Muchos cobran por usuario o por módulo. Suma el mecánico, la recepción y los extras que vas a necesitar.
¿Saca el presupuesto y el resguardo con todos los datos de la ley?
Pide ver uno de ejemplo y compáralo con la tabla de esta guía.
¿Programa estándar o hecho a medida?
Si tu taller funciona como la mayoría, un programa estándar puede bastarte. Si trabajas de una forma particular (flotas, motos, varios locales) o ya has probado varios y ninguno encaja, puede compensar uno a medida. Lo comparamos en la guía app a medida o programa estándar.
Fuentes
Pablo y Miguel · Equipo de Nece-sites
Hacemos webs, apps y automatizaciones para pequeños negocios en Madrid. Escribimos estas guías con lo que vemos en los negocios y con las fuentes oficiales enlazadas. Nadie nos paga por recomendar nada. ¿Ves un error? Escríbenos y lo corregimos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo es válido el presupuesto de un taller?
Como mínimo doce días hábiles, según el artículo 14 del Real Decreto 1457/1986.
¿Puede el taller reparar sin presupuesto?
Solo si el cliente lo ha firmado o ha renunciado de forma fehaciente a pedirlo.
¿Cuánto dura la garantía de una reparación?
Tres meses o 2.000 kilómetros, lo que llegue antes, salvo que las piezas tengan una garantía mayor. En vehículos industriales, quince días o 2.000 kilómetros.
¿Qué pasa si aparece una avería que no estaba en el presupuesto?
El taller debe avisar al cliente en 48 horas como máximo, con el importe, y solo puede repararla con su conformidad expresa.